Personalschlüssel
Warum der Schlüssel plötzlich kippt
Ein einziger Austritt reicht: Im Beispiel sinkt das Personal von 5,8 auf 4,3 VZÄ — aus 1 : 9,2 wird 1 : 12,2. Bellegio zeigt dir den Monat, in dem das passiert, schon Monate vorher.
BelegungPersonalFinanzenMeldewesen
Jedes Kind im Blick.
Jede Fachkraft am richtigen Platz.
Bellegio bringt Belegung, Personalschlüssel, Finanzen und Meldewesen zusammen — für eine Kita oder einen ganzen Träger, gerechnet nach dem Landesrecht deiner Einrichtung.
BeispieldatenAlle Einrichtungen im Blick
Wo läuft es — und wo musst du handeln?
Nach dem Login zeigt jede Einrichtung zwei Ampeln: Belegung und Personal. Beide schauen zwölf Monate voraus und sagen dir in einem Satz, ab wann etwas kritisch wird.
- Ampeln mit Datum: „Ab 01.02.2027 kritisch: 8 freie Plätze“ — für Belegung und Personal getrennt
- Bei Gelb und Rot hältst du Maßnahmen fest — wer, wann, was — zum Beispiel Warteliste, Info-Nachmittag oder Anzeige
- Den Stichtag wählst du frei: So siehst du auch, wie es in einem halben Jahr aussieht
- Schnellwechsler im Header: von Kita zu Kita springen und im selben Bereich bleiben
- Globale Suche (Strg/Cmd + K) für Einrichtungen, Kinder, Mitarbeitende und Funktionen
- Mitarbeitende sehen nur die Einrichtungen und Bereiche, für die sie Rechte haben
Beispieldaten
BeispieldatenDas Kind im Mittelpunkt
Jedes Kind hat eine Geschichte. Bellegio hält sie fest.
Vom ersten Nachrücker-Eintrag bis zum Schuleintritt: Stammdaten, Buchungszeit, I-Status und Verlauf an einem Ort — und bei jeder Änderung steht, wer sie wann gemacht hat.
- Nachrücker erhalten eine Empfehlung, in welche Gruppe sie nach Alter und Geschlecht am besten passen
- I-Status ist in allen Bundesländern ein eigenes Merkmal — auch in der Statistik
- Der Änderungsverlauf jedes Kindes lässt sich mit einem Klick ausdrucken
- Wo Kommunen die Quote auswärtiger Kinder begrenzen, behältst du sie im Blick
BeispieldatenDas Team im Blick
Der Personalschlüssel ist kein Bauchgefühl.
Bellegio rechnet aus, ob dein Personal reicht — heute und in den kommenden Monaten. So siehst du Engpässe, bevor sie zum Problem werden.
- Ein Satz sagt dir, ab wann dein Personal nicht mehr reicht — mit Ringen und Verlauf für bis zu 24 Monate
- Austritte, Teilzeit und Ausfallzeiten fließen direkt in die Rechnung ein
- In der Planung spielst du Änderungen und das nächste Kitajahr durch, ohne echte Daten anzufassen
- Jede Änderung am Personal wird protokolliert
Beispieldaten
BeispieldatenWirtschaftlich im Blick
Trägt sich die Einrichtung — jetzt und in drei Monaten?
Eine Ampel sagt dir, ob die Einrichtung wirtschaftlich positiv, kritisch oder negativ steht. In der Planung siehst du, was eine zusätzliche Fachkraft oder ein Austritt für das Ergebnis bedeutet.
- Fördererlöse nach den hinterlegten Regeln des Landes — in Bayern staatlich und kommunal — oder als eigener Betrag, wo es keine Landesformel gibt
- Personalkosten aus einem Durchschnittswert je Wochenstunde, den du einmal pro Einrichtung einträgst — keine Einzelgehälter nötig
- Planung als Rechner: Annahmen eingeben, „Jetzt berechnen“, Ergebnis mit Personalbedarf, Kosten und Ampel
- Die Wirtschaftlichkeit sehen nur Nutzer mit eigenem Recht, getrennt von Belegung und Personal
- Elternbeiträge und Sachkosten trägst du als Monatsbetrag ein; Verpflegung und Pflegemittel sind nicht enthalten
Beispieldaten
BeispieldatenLandesrecht je Einrichtung
Jedes Land rechnet anders. Bellegio passt sich an.
Förderung und Personalschlüssel folgen in jedem Land anderen Gesetzen. Bellegio zeigt je Einrichtung nur die passende Berechnung — mit Formel und Quelle. Hier drei Beispiele; welche Länder hinterlegt sind, zeigt dir die Demo. Dein Land fehlt? Sprich uns an.
Anstellungsschlüssel = Σ Gewichtungsfaktor je Kind ÷ VZÄ ≤ 11,0
Jedes Kind zählt nach Alter und Bedarf unterschiedlich (unter drei Jahre 2,0 · ab drei Jahren 1,0 · Integrationskind 4,5). Die gewichtete Summe wird durch die Vollzeitäquivalente des Personals geteilt.
- Gewichtete Kinderzahl
- 53,6
- Personal (VZÄ)
- 5,80
- Anstellungsschlüssel
- 1 : 9,24
Vereinfachte Darstellung mit Beispielwerten — die Berechnung in der App folgt dem jeweiligen Gesetz samt Quellenangabe.
Vorausschau statt Überraschung
Was im nächsten Jahr passiert, siehst du heute.
Belegung und Personal lassen sich Monat für Monat vorausberechnen. Freie Plätze, Schuleintritte und Nachrücker greifen ineinander.
- Forecast der Belegung und des Personalschlüssels für bis zu 24 Monate
- Freie Plätze je Gruppe auf einen Blick
- Belegungs-Vorschau mit Vorschlag, welches Nachrücker-Kind in den frei werdenden Platz passt
Beispieldaten
BeispieldatenMeldewesen ohne Excel
Die Statistik aus einem Guss.
Kinder nach Wochenstunden, Monat für Monat und inklusive Kindern mit I-Status — in jedem Bundesland gleich aufgebaut und mit einem Klick als Excel oder PDF exportiert.
- Controlling je Monat: Kopfzahl sowie ungewichtete und gewichtete Buchungsstunden je Gruppenart
- Kategorisierung nach Kalenderjahr von Januar bis Dezember, inklusive I-Status
- Prüfungsmappe für Aufsicht, Jugendamt und Träger — als PDF und Excel
Beispieldaten
Beispieldaten
BeispieldatenEinblicke
Was Kita-Controlling wirklich schwierig macht.
Landesrecht
Kein Bundesland rechnet wie das andere
Beispiele: Bayern gewichtet jedes Kind, Baden-Württemberg gibt feste Sollwerte je Betriebsform vor, NRW feste Stunden je Gruppenform. Bellegio rechnet immer nach dem Recht deiner Einrichtung — und erklärt die Formel mit Quelle.
Landesrecht ändert sich
Ausnahmeregelung mit Ablaufdatum
Beispiel Baden-Württemberg: Die Erleichterungen nach §1a KiTaVO (u.a. bis zu 20 % weniger Personal in Ausnahmefällen) gelten aktuell bis zum 31.08.2027. Ab dem 01.09.2027 gelten wieder die regulären Sollwerte.
Belegung
Auswärtige Kinder im Blick
In manchen Kommunen (Beispiel Baden-Württemberg) begrenzen lokale Satzungen den Anteil auswärtiger Kinder. Bellegio zeigt dir beim Anlegen, wie sich die Quote verändert — als Hinweis, nie als Sperre.
Statistik
I-Status sichtbar machen
Kinder mit I-Status tauchen in der Kategorisierung nach Wochenstunden als eigene Zeile auf — für jeden Monat des Jahres und in jedem Bundesland.
Förderung nach Landesrecht
Der Basiswert hat ein Plus
Beispiel Bayern: Der jährliche staatliche Förderbetrag je Kind ist Basiswert plus Qualitätsbonus mal Buchungszeit- mal Gewichtungsfaktor. Bellegio rechnet das je Kind und zeigt dir den Monatswert.
Pauschalen nach Landesrecht
Die Pauschale ist nicht dein Einkommen
Beispiel NRW: Die Kindpauschale stellt die anerkennungsfähigen Gesamtkosten dar, die Land, Jugendamt, Träger und Eltern gemeinsam tragen. Bellegio kennzeichnet das Ergebnis deshalb ausdrücklich als Planungsgröße.
Controlling
Zwei Stundenzahlen, die man verwechselt
Ungewichtete Buchungsstunden summieren die Buchungszeitfaktoren, gewichtete multiplizieren zusätzlich den Gewichtungsfaktor. Der Anstellungsschlüssel nutzt dagegen die gewichtete Kinderzahl ohne Buchungszeit. Bellegio zeigt alle drei getrennt.
Nachvollziehbarkeit
Jede Änderung hat einen Absender
Bei Kindern und Personal protokolliert Bellegio, wer wann was geändert hat — und du druckst den Verlauf mit einem Klick aus.
Preise
Ein Preis, der mit deiner Kita wächst.
Du zahlst eine Grundgebühr je Einrichtung und einen kleinen Betrag je Kind. Keine Module, die du extra freischalten musst.
15,00 €
je Einrichtung und Monat
Dazu je Kind und Monat, gestaffelt:
1.–30. Kind1,20 €
31.–60. Kind0,80 €
ab 61. Kind0,60 €
- Alle hinterlegten Bundesländer und alle Module — ohne Aufpreis
- Belegung, Personal, Controlling und Planung
- Kitajahr-Planung, Personal-Vorausschau und Belegungs-Vorschau
- Prüfungsmappe, Kategorisierung und Excel-Export
- Import deiner bestehenden Excel-Listen
- Rechte je Bereich und Einrichtung, Änderungsprotokoll
Alle Preise netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Was kostet das für deine Kita?
Im Monat, netto
75,00 €
15,00 € Grundgebühr + 60,00 € für 60 Kinder je Einrichtung × 1
Sensible Daten brauchen klare Regeln.
Daten in Frankfurt
Die Datenbank läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU).
Rechte je Bereich
Belegung, Personal, Controlling, Planung und Finanzen lassen sich je Einrichtung einzeln auf ansehen oder bearbeiten stellen.
Änderungsprotokoll
Änderungen an Kindern und Personal werden mit Zeitpunkt und Nutzer festgehalten.
Export jederzeit
Zahlen lassen sich als Excel und PDF herausziehen — deine Daten bleiben deine Daten.
Sieh Bellegio mit deinen Zahlen.
Schreib uns kurz, in welchem Bundesland du arbeitest — wir zeigen dir Belegung, Personalschlüssel und Meldewesen an einem realistischen Beispiel.